Architettura dei sistemi documentali: intervista ad Adrian Cunningham

I metadati e i requisiti funzionali dei sistemi di gestione documentale costituiscono oggi pilastri essenziali della governance dell’informazione digitale. In questa intervista, Adrian Cunningham, Convenor di ISO TC 46/SC 11/WG 1 (Metadata for records), illustra il ruolo strategico degli standard ISO 23081 (metadati per la gestione documentale) e ISO 16175 (requisiti per i software per la gestione dei record), chiarendone l’impatto su system design, governance, accountability, compliance normativa, trasformazione digitale e intelligenza artificiale. L’analisi mostra come le due norme offrano indicazioni operative per progettare sistemi documentali affidabili e sostenibili fin dalla fase di ideazione, coerentemente con i principi del recordskeeping by design: la gestione documentale non come attività correttiva o successiva, ma come componente strutturale dell’architettura dei sistemi informativi.

Adrian Cunningham: una carriera tra archivi, ricerca e normazione

In questa puntata di Oltre gli Standard abbiamo avuto il piacere di conversare con Adrian Cunningham, una delle voci più autorevoli a livello internazionale nel campo della gestione documentale e archivistica.
Con quasi quarant’anni di esperienza maturata tra biblioteche e archivi statali e nazionali australiani, Adrian ha ricoperto ruoli di elevata responsabilità presso la National Library of Australia e i National Archives of Australia, fino a diventare Director of Digital Archives presso i Queensland State Archives.

La sua formazione iniziale, orientata alla descrizione archivistica e alla ricerca storica, si è progressivamente intrecciata, a partire dagli anni Novanta, con le sfide poste dalla crescente diffusione dei documenti digitali. Da qui nasce un interesse sempre più marcato per la gestione documentale intesa come leva strategica per garantire autenticità, integrità, affidabilità e conservazione nel lungo periodo.

Adrian ha presieduto il Working Group ISO TC 46/SC 11/WG 16 (oggi sciolto), responsabile dello sviluppo dello standard ISO 16175, ed è attualmente Head of the Australian Delegation in ISO TC 46/SC 11 nonché Convenor del Working Group 1, incaricato dello sviluppo della serie ISO 23081 sui metadati.

ISO 23081: i metadati come fondamento della gestione documentale

Metadati come prerequisito della qualità documentale

ISO 23081 affonda le sue radici nei principi di ISO 15489: non può esistere documentazione autentica e affidabile senza metadati adeguati. I metadati spiegano perché un documento è stato creato, da chi, in quale contesto temporale e organizzativo, e quali azioni lo hanno interessato nel corso del tempo.
Essi rendono possibile:

• comprendere il significato e il contesto dei documenti;
• gestire e controllarne l’uso;
• dimostrare autenticità, integrità, affidabilità e usabilità nel lungo periodo.

«Il metadato non è qualcosa che accade per caso. Deve essere intenzionalmente progettato all’interno dei sistemi informativi che le persone utilizzano.»

 

Tipologie di metadati e ciclo di vita

La norma ISO 23081 distingue chiaramente tra:

• point of capture metadata, acquisiti al momento della creazione o dell’acquisizione del record;
• metadati di gestione, che documentano l’intera storia d’uso del documento, inclusi accessi, modifiche, migrazioni tecnologiche e controlli di integrità.

Queste due categorie assumono un valore cruciale in contesti di audit, contenzioso ed e-discovery, dove la capacità di dimostrare che un documento “è ciò che dichiara di essere” dipende dalla completezza e dall’affidabilità del suo patrimonio informativo, compresi i metadati che ne attestano l’autenticità e l’integrità nel tempo.

La serie ISO 23081 include inoltre strumenti pratici a supporto dell’implementazione e della valutazione della qualità dei metadati, tra cui:

• ISO 23081-2:2021, guida all’implementazione dei metadati per la gestione documentale;
• ISO/TR 23081-3:2011, checklist di autovalutazione per la verifica dei requisiti.

In un’ottica di records management by design, lo standard invita le organizzazioni a integrare i metadati come componente strutturale dei sistemi documentali, evitando approcci tardivi o correttivi che risultano spesso costosi, complessi e inefficaci.

ISO 16175: requisiti funzionali per sistemi che creano e gestiscono record

Dall’armonizzazione globale a un modello essenziale

ISO 16175 nasce dall’esigenza di superare la frammentazione delle specifiche nazionali, come DoD 5015.2, MoReq, Noark, offrendo un set di requisiti armonizzato, globale e accessibile anche ai contesti meno strutturati.

La serie comprende:

• ISO 16175-1:2020, requisiti funzionali di alto livello per qualsiasi applicazione che gestisca record digitali;
• ISO TS 16175-2:2020, linee guida operative per selezione, progettazione, implementazione e manutenzione dei sistemi.

La seconda edizione ha compiuto una scelta strategica: superare la distinzione tra sistemi di records management dedicati e sistemi di business, riconoscendo che la maggior parte dei record digitali nasce proprio all’interno di applicazioni operative.

 

Recordkeeping by design e gestione della conservazione

ISO 16175 promuove l’integrazione delle funzionalità documentali nella fase di progettazione dei sistemi. Ciò include:

• classificazione;
• gestione dei metadati;
• controllo degli accessi;
• retention e disposition.

Adrian racconta un caso emblematico: in Queensland, l’assenza di funzionalità di cancellazione e gestione dei tempi di conservazione ha costretto l’amministrazione a mantenere in esercizio centinaia di sistemi IT obsoleti, con costi ingenti. Il problema sarebbe stato evitabile integrando fin dall’inizio nei sistemi la funzionalità “D” del modello CRUD (Create, Read, Update, Dispose).

«I professionisti della gestione documentale possono offrire soluzioni a queste sfide, ma devono farlo prima che i sistemi vengano progettati e implementati.»

Governance, compliance e valore probatorio

L’integrazione di ISO 23081 e ISO 16175 rafforza la governance organizzativa sotto tre profili chiave:

• accountability, grazie alla tracciabilità delle decisioni;
• gestione del rischio, riducendo esposizioni normative e operative;
• efficienza, evitando accumuli informativi ingestibili.

In ambito legale, i metadati sono determinanti per rispondere efficacemente a richieste di e-discovery e per sostenere il valore probatorio dei documenti.

Senza metadati adeguati, osserva Adrian, diventa impossibile convincere un giudice dell’autenticità e integrità di un record.

Trasformazione digitale, intelligenza artificiale e cybersecurity

Opportunità e rischi dell’intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale apre opportunità concrete nell’automazione della creazione e della cattura dei metadati, riducendo la dipendenza dall’intervento umano e migliorando scalabilità, coerenza e affidabilità dei processi. Tuttavia, emerge anche un potenziale rischio di natura culturale:

«C’è il pericolo che l’AI venga vista come una scorciatoia, un modo per evitare il lavoro difficile della progettazione consapevole della gestione documentale.»

L’AI può potenziare il lavoro dei professionisti e facilitare l’adozione degli standard, ma non può sostituire la progettazione intenzionale dei sistemi documentali né il ruolo delle norme. La gestione documentale efficace resta, prima di tutto, una disciplina progettuale.

 

Conservazione e sicurezza

Sul fronte della cybersecurity, gli standard ISO 23081 e ISO 16175 non forniscono prescrizioni tecniche, ma pongono le basi per una gestione sicura dei record. Un tema critico è la protezione dei master di conservazione digitali, spesso gestita attraverso strategie ibride: copie offline affiancate da copie online cifrate, per bilanciare sicurezza e accessibilità nel lungo periodo.

Importanza della collaborazione internazionale e futuro della professione

Adrian attribuisce un valore fondamentale alla collaborazione tra professionisti, accademici e istituzioni, sottolineando il ruolo di contesti di confronto e cooperazione internazionale come ISO TC 46/SC 11, l’International Council on Archives o progetti di ricerca come InterPARES.

Il suo messaggio ai professionisti che si affacciano oggi alla disciplina è chiaro: curiosità, apertura mentale e disponibilità a intraprendere percorsi non lineari rappresentano elementi essenziali per affrontare un settore in continua evoluzione, fortemente influenzato dall’innovazione tecnologica.

Allo stesso tempo, Adrian ricorda che nessuno standard, per quanto solido e avanzato, può produrre risultati concreti senza un impegno reale da parte delle organizzazioni chiamate ad implementarlo:

«Si possono sviluppare ottimi standard, ma se le persone non prendono sul serio la gestione dei record, i problemi resteranno.»

Conclusioni

La gestione documentale è una disciplina progettuale, non un’attività accessoria. La combinazione di:

• finalità e modelli dei metadati (ISO 23081);
• requisiti funzionali dei sistemi software (ISO 16175);
• esigenze di governance, compliance e sostenibilità;

consente alle organizzazioni di costruire sistemi documentali affidabili, interpretabili e durevoli nel tempo.

Il valore degli standard, conclude Adrian, risiede nella loro capacità di integrare il recordkeeping nella progettazione dei sistemi informativi, evitando costose correzioni ex post e garantendo informazioni di cui ci si possa fidare, oggi e domani.