Chi è padrone del suo archivio?

Abstract

In che modo i modelli di gestione dei dati imposti dalle grandi piattaforme della rete globale impattano anche in dimensioni più piccole come la gestione documentale di organizzazioni pubbliche e private? Si propone qualche spunto su come le dinamiche globali, osservabili su larga scala per contenuti destinati alle masse, incidano anche sugli equilibri, apparentemente stabili e consolidati, degli archivi tradizionali.

La rete globale, il ribaltamento dei poteri e lo spossessamento dei contenuti

Gli strumenti digitali che si appoggiano su Internet, più di ogni altra precedente innovazione, ci danno la sensazione di poter azzerare le distanze geografiche e superare i confini, fisici o politici che siano. Tuttavia, questa portentosa possibilità sembra portarsi dietro l’effetto collaterale di una certa effimerità dei contenuti ospitati e tramessi attraverso la rete. Se, da un lato, si pensa che tutto ciò che finisce in rete vi resti per sempre, dall’altro è innegabile che, nella mole sterminata di contenuti, ciò che non è ricercabile o rintracciabile perde di visibilità e, in definitiva, è quasi come se non fosse disponibile, come se non esistesse.

A ben vedere, i fattori che concorrono alla fragile disponibilità dei contenuti digitali sono molteplici e impongono di prendere atto di un cambio di paradigma che va assimilato e gestito.

La maggior parte dei cittadini, ormai, abita anche grandi piattaforme digitali sovranazionali. Queste, proprio come tradizionalmente fa ogni compagine che aggrega persone, si danno autonomamente regole per il loro funzionamento e per la convivenza dei partecipanti. I consociati vi aderiscono volontariamente e, da un certo punto di vista, sono responsabilizzati a rispettarle e a non metterle in discussione.

Il punto di interesse è che la dimensione e la pervasività delle piattaforme realizza una sorta di ribaltamento, in cui le regole autonome di spazi “privati” sono percepite quasi come più autorevoli o, banalmente, più rilevanti delle regole generali tracciate dalle normative statali (o internazionali), con le quali a volte queste rischiano anche di andare in rotta di collisione[1]. Lo stesso concetto di spazio “privato” è messo a dura prova, quando – proprio a causa della diffusione capillare di alcune piattaforme – il parteciparvi o non parteciparvi determina inclusione o esclusione dalla vita sociale, che sempre più si sviluppa nella dimensione digitale (non a caso, Luciano Floridi ha coniato il termine onlife).

Ciclicamente, poi, si ripropongono all’attenzione dell’opinione pubblica le modalità con cui le piattaforme tentano di arginare la diffusione di contenuti inappropriati, offensivi o che riportano fatti non veritieri. Per questo, oltre a decidere soglie di tolleranza, si dotano di strumenti di controllo: algoritmi totalmente automatici che intervengono direttamente o sollecitano interventi umani super partes, come per il cosiddetto fact-checking. In tutti i casi l’imperativo è la velocità di esecuzione, che spesso si abbina a un decisionismo che va a scapito della precisione e delle garanzie. Per questo gli strumenti di controllo, che di per sé avrebbero una certa aura di “insindacabilità”, prevedono anche procedure di revisione che ne mitigano le storture[2].

Ai meccanismi di controllo diretto si affiancano poi “gli algoritmi”, cioè quelle regole che le piattaforme adottano per indicizzare, categorizzare, rendere ricercabili i contenuti che ospitano e, soprattutto, proporli agli utenti nei feed personali o nelle notifiche. L’intenzione di fondo è quella di rendere più immediatamente disponibili a chi frequenta la piattaforma contenuti vicini al proprio interesse. Talvolta, però, l’opacità degli algoritmi fa sospettare che la loro applicazione celi piuttosto l’intenzione di penalizzare la visibilità (e, di riflesso, la disponibilità) di alcuni contenuti che, ancorché in linea con le regole di appropriatezza, sono in realtà sgraditi. Non a caso, in ambito internazionale, è stato coniato il termine “shadow ban” e le cronache, non solo di stampo cospirazionista, sovente ne riportano qualche esempio.

In qualche modo, vuoi perché esito di regole volontariamente accettate, vuoi per la presenza delle procedure di revisione, chi frequenta gli spazi pubblici-privati digitali sembra quasi accettare di buon grado scelte e decisioni che, se provenienti da un apparato governativo, sarebbe portato ad additare e stigmatizzare come censura.

La disponibilità di contenuti affidati alla rete e alle piattaforme risente, però, anche di dinamiche più fisiologicamente legate alle regole del libero mercato. I soggetti privati che gestiscono reti e piattaforme operano con spirito di impresa, nell’ambito di rapporti commerciali (a prescindere dalla natura onerosa o gratuita dei rapporti con gli utenti). E chi fa impresa, in linea di principio, ben può decidere di cambiare settore di attività e dismettere alcuni servizi, decidere che non è conveniente prestarli in certe aree[3] o può decidere di aumentarne i corrispettivi economici[4] creando problemi di sostenibilità ai clienti. E, ancora, i rapporti contrattuali hanno un termine temporale che si porta sempre dietro una quota di incertezza per il lungo termine, per non parlare poi di quando si verificano veri e propri errori marchiani, come nel caso del fondo pensionistico australiano cancellato dal cloud per un mix di disattenzione umana e mancanza di strumenti di conferma prima della cancellazione.

Dinamiche di questo tipo, osservabili su larga scala anche per contenuti destinati alle masse, mostrano come sia eterea e fragile la persistenza dei contenuti che si affidano alla rete con la convinzione che vi restino e siano raggiungibili per sempre. Portano, inoltre, a considerare quanto sia illusorio pensare di avere veramente possesso o, almeno, controllo sui contenuti pubblicati in rete.

Tuttavia, la facilità d’uso delle piattaforme, l’apparente gratuità dei servizi che offrono e la loro capacità di raggiungere un pubblico potenzialmente sterminato, fanno passare in secondo piano i rischi associati a quella sorta di spossessamento dei contenuti affidati alla rete. L’irresistibile attrazione verso alcune piattaforme – ed è notizia recente[5] – potrebbe, poi, essere il frutto di una loro scientifica progettazione finalizzata a creare dipendenza, specie in preadolescenti e adolescenti.

 

Le dinamiche globali applicate agli archivi delle organizzazioni

Gli archivi delle organizzazioni, ormai anch’essi sempre più virati verso il bit, sono apparentemente distanti dai social media, dalle grandi piattaforme globali che popolano il cloud e dai servizi informatici che lo fanno funzionare.

Tuttavia, le dinamiche tecniche e culturali innescate dalle piattaforme e i meccanismi che ne guidano il funzionamento a tutti i livelli si replicano e producono effetti osservabili, mutatis mutandis, anche all’interno di ambienti con perimetri più circoscritti e specializzati e incidono anche sulle modalità (e gli strumenti) con le quali le organizzazioni formano, gestiscono e conservano i propri archivi o, generalizzando, il proprio patrimonio informativo.

Oggi il patrimonio informativo viaggia principalmente su canali digitali e si sedimenta in forma di bit in depositi digitali. La moderna potenza di calcolo e di memorizzazione è in grado di abilitare scenari prima inimmaginabili per agli archivi e l’informazione in genere, grazie alla possibilità di scandagliare e mettere in relazione con precisione grandi quantità di dati in tempi rapidi e poi farli circolare, così amplificando il potere insito negli archivi e in chi è in grado di governarli. Di converso, però, l’attraenza della facilità di accesso agli strumenti digitali e l’esigenza di essere veloci ed efficienti “qui e subito” portano a privilegiare l’utilità immediata e a sacrificare non solo l’orizzonte temporale del medio-lungo termine, ma anche alcuni dei requisiti concettuali dell’archivio, il sistema che organizza il patrimonio informativo, che sono indipendenti dal tempo in cui l’archivio si forma e dalla materialità che assume. Fra standard internazionali, secoli di disciplina, normativa di carattere generale e buon senso, un archivio degno di tale nome è: affidabile, disponibile, autentico, sicuro, completo, sistematico, ancorato al contesto, relazionato con sé stesso e il mondo esterno, descritto, capace di esplicitare i collegamenti fra le informazioni che contiene.

In che misura, quindi, le peculiarità delle piattaforme o, meglio, i principi che le piattaforme affermano incidono sulla gestione di documenti tanto in ambito privato quanto in ambito pubblico? Fra le chiavi di lettura possibili vi è quella che segue la strada della completezza dell’archivio che poi, a sua volta, è il fattore essenziale per stabilire ed evidenziare le relazioni che integrano il significato intrinseco dell’informazione.

Come si è avuto modo di accennare in altre occasioni, sono frequenti i casi in cui le organizzazioni, per motivi di praticità, affidano a servizi digitali esterni e condivisi porzioni consistenti della gestione delle proprie attività (e, gioco forza, della loro documentazione). Anche le piattaforme cloud che offrono servizi di condivisione di documenti, di collaborazione, di scambio di messaggi ecc., per usi strettamente interni all’organizzazione che li usa, non fanno eccezione alle situazioni descritte precedentemente e inducono le organizzazioni a spossessarsi dei propri dati. Del resto, delle piattaforme si è utenti e fruitori, al più clienti, e non (com)proprietari: già questo è un cambio culturale, non nuovo e osservato più volte, che da solo basterebbe per attivare riflessioni profonde.

Nel privato si può pensare a imprese che affidano a piattaforme esterne, anche diverse, il servizio di e-commerce, le operazioni di fatturazione, la gestione del rapporto con i clienti, l’assistenza post-vendita ecc. Le imprese depositano nelle piattaforme dati sulle attività di business, studi, ricerche, progetti, informazioni riservate ecc. Quando, poi, i sistemi esterni sono numerosi, l’archivio si frammenta e, di conseguenza, perde di completezza. Infatti, diventa oneroso, quando risiedono in ambienti digitali diversi, relazionare fra loro le informazioni, a meno che non ci si sia pensato per tempo e si siano progettati collegamenti fra i sistemi (superando anche i frequenti squilibri di forza contrattuale fra le parti coinvolte). Niente di tutto questo è sconvolgente o irrimediabilmente dannoso per l’archivio, ma è “solo” qualcosa di cui prendere coscienza e da governare con consapevolezza, anche in relazione ai sempre più stringenti doveri di compliance, che gravano sempre più sui soggetti che si affidano alla tecnologia digitale.

Nel settore pubblico, dalla corretta ed efficiente tenuta del patrimonio informativo non dipende solo la sopravvivenza e il benessere dell’organizzazione stessa, perché a questi si uniscono assunzioni di responsabilità sociali e produzione di valore pubblico, dal momento che le azioni della pubblica amministrazione incidono direttamente sulla sfera giuridica e sulla vita di cittadini e imprese. Di nuovo, la tecnologia digitale, usata con cognizione di causa, riesce a semplificare le attività e aiuta il settore pubblico a offrire buoni servizi e ad essere giusto, ma resta ferma la necessità di progettarne con cura il dispiegamento.

La posta in gioco si fa più delicata e, di pari passo, si fa più urgente l’esigenza di gestire la complessità. Incredibilmente, infatti, tanti strumenti che semplificano attività elementari, se scollegati fra loro, quando si osserva il sistema nel suo complesso, determinano complessità e questa non va nascosta o sottovalutata, ma va affrontata e governata.

 

Fatto e diritto nella gestione documentale pubblica

Nel governo della complessità, quando si parla di documenti e archivi, può rientrare a pieno titolo anche la necessità di attivare una riflessione serena sul governo stesso della complessità e valutare se l’assetto proposto dalla normativa vigente è ancora adeguato o meno.

L’attuale impostazione, che affonda le radici già nel Testo unico della documentazione amministrativa (il DPR 445/2000), prevede che le amministrazioni si dotino di un “sistema di gestione informatica dei documenti” (SGID), descritto come onnicomprensivo, probabilmente monolitico, in grado di registrare, memorizzare, relazionare e organizzare ogni documento prodotto o ricevuto, oltre che di collegarlo ai procedimenti e alle attività amministrative.

Il disegno proposto è senz’altro ossequioso del principio di completezza dell’archivio. Nella realtà dei fatti, tuttavia, non è per niente frequente osservare significative realizzazioni concrete di tale disegno, tanto che verrebbe da chiedersi se non valga la pena rivedere l’impostazione di fondo e battere altre strade, fra l’altro testimoniate in letteratura, e recuperare completezza e organicità a un livello diverso, magari squisitamente logico. Le possibilità sono molteplici, alcune magari richiedono anche di mettere in crisi alcuni “dogmi” incrollabili[6].

Come se le difficoltà tecniche o strategiche non bastassero, anche recenti interventi normativi di settore, quando toccano (o evitano) il tema della gestione documentale, sembrano divergere e prendere le distanze dal modello di sistema di gestione unico onnicomprensivo, quasi come se, tacitamente, anche loro si stessero interrogando su sostenibilità e fattibilità del disegno originario.

Sono esempi di tale tendenza:

• gli sportelli unici SUAP/SUE interoperabili come ridisegnati dalla revisione in corso. Questa prevede che la documentazione relativa a certe funzioni dell’amministrazione sia tenuta in software di back-office specializzati (verticalmente sui procedimenti di edilizia privata e di attività produttive), spesso a servizio di più amministrazioni e senza preoccuparsi di stabilire connessioni con il resto dell’archivio (che, fra l’altro, ben potrebbe contenere documenti riferibili a procedimenti di sportello unico, magari provenienti da canali di comunicazione diversi);
• le regole per l’e-procurement, che forniscono l’indicazione tassativa di mantenere i documenti in piattaforme esterne multiente, certificate dallo Stato. In questo caso addirittura si prescrive di far confluire nella piattaforma la documentazione che vi fosse sfuggita, che il fascicolo archivistico che fa fede ai fini del procedimento amministrativo è quello nella piattaforma e non quello nel sistema di gestione documentale e che sia il piano di classificazione e di fascicolazione dell’amministrazione a adeguarsi alle scelte del gestore della piattaforma e non viceversa;
• la piattaforma inPA che centralizza le procedure di reclutamento del personale (concorsi) della pubblica amministrazione. Questa non ha alcun collegamento con il sistema di gestione documentale dell’amministrazione che bandisce il concorso, non ha approccio archivistico nella sua progettazione e non si cura di esporre interfacce di interoperabilità per condividere dati e documenti con il sistema informativo degli enti che lo usano[7].

I tre esempi, comunque figli di interventi normativi strutturati (nei primi due casi anche partecipati e condivisi), a voler essere tranchant, si potrebbe dire che vadano contro le generali previsioni di legge di argomento archivistico. Banalmente, è piuttosto pacifico che le amministrazioni debbano registrare la corrispondenza nel registro di protocollo: ecco, nessuno degli interventi di sopra nomina la registrazione di protocollo. Non che questa cessi di esistere, obbligatoria, solo perché non nominata, ma la progettazione degli interventi semplicemente non l’ha considerata e, di conseguenza, diventa particolarmente oneroso e complesso recuperare questo fondamentale passaggio e inserirlo in quei processi meticolosamente dotati di vincoli stringenti.

Eppure, il rapporto fra software che hanno a che fare con documenti e l’archiviazione di quegli stessi documenti è una questione nota e affrontata a più livelli, non ultimo lo standard internazionale ISO 16175[8]. Continuare a non governare la naturale predisposizione dei documenti a formarsi “dove è più comodo” non può far altro che alimentare ulteriormente la frammentazione degli archivi moderni, che si contrappone a quella completezza che, indipendentemente dalla natura tecnica dei supporti che lo compongono, è caratteristica irrinunciabile dell’archivio.

 

Chi è, dunque, padrone del suo archivio?

La domanda, retorica, vuole dunque portare all’attenzione il fenomeno di spossessamento dell’archivio, che riflette la dinamica che su larga scala si osserva nell’Internet, e si porta dietro l’incapacità crescente di controllarlo e governarlo. Ogni epoca archivistica ha visto modificarsi i meccanismi con cui la documentazione si forma e si accumula, non fa certo eccezione quella che stiamo attraversando adesso e che forse, però, più di altre amplifica la differenza fra la velocità con cui la produzione documentaria muta adattandosi agli strumenti digitali e quella con cui chi contribuisce alla cura del patrimonio informativo è in grado di adattare la sua disciplina e la sua tecnica al cambiamento in atto.

 

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NOTE

[1] Un recente caso di contrapposizione fra operatori della rete e autorità statali vede protagonisti l’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni (Agcom) italiana e il colosso dei servizi internet Cloudflare, specializzato nel caching e nella distribuzione di contenuti (CDN). Il motivo del contendere è il Piracy Shield, il regolamento italiano che impone ai provider internet di disabilitare a richiesta, istantaneamente o quasi, indirizzi IP e nomi di dominio attraverso i quali si violano le norme sul diritto d’autore. Nello specifico, una sanzione comminata dall’Autorità è stata contestata da Cloudflare in sede giudiziaria.

[2] Un caso esemplare di decisione e successiva revisione lo ha recentemente proposto il sistema di fact-checking di Meta relativamente ad un video dello storico Alessandro Barbero, prima segnalato come contenuto non veritiero e, successivamente, riabilitato. Vale la pena sottolineare che, almeno in questo caso, la “censura” non prevede la cancellazione del contenuto incriminato, ma solo l’inequivocabile segnalazione della sua maliziosa inesattezza (domanda a margine: fa più effetto rimuovere un contenuto o marchiarlo con la lettera scarlatta della fake news?).

[3] È ancora il caso di Cloudflare che, prima del ricorso contro la sanzione di Agcom, ha affidato a un vibrante attacco su un social network le minacce di un pesante disimpegno dal mercato italiano. In questo caso, fra l’altro, è l’operatore privato che, in un ulteriore ribaltamento di ruoli, lamenta come le regole statali siano poco garantiste fino ad arrivare a gridare alla censura.

[4] Nel 2024 Broadcom, dopo aver acquisito VMWare – azienda leader per i software di virtualizzazione dei server –, ne ha drasticamente cambiato il modello commerciale: non più licenze d’uso perpetue, ma canoni annuali. La stessa tendenza si osserva anche in prodotti di largo consumo destinati anche all’utenza personale o domestica, come la suite Office di Microsoft.

[5] Il processo in corso negli Stati Uniti contro Meta, sotto esame per aver progettato i suoi social media per creare dipendenza nei preadolescenti, alza significativamente il livello delle accuse – anche extra-giudiziarie – mosse alle piattaforme che, finora, si limitavano a stigmatizzare progettazioni di interfacce e algoritmi che mirassero a prolungare il tempo di permanenza sulla piattaforma stessa.

[6] La proposta tecnico-realizzativa di eventuali revisioni del modello documentale pubblico esula dalle finalità del contributo, ma fra i dogmi incrollabili si potrebbero annoverare – con la consapevolezza di “spararla grossa” –, la centralità del registro di protocollo nella gestione documentale pubblica o la funzione del sistema di conservazione che, principalmente, si occupa di preservare il valore giuridico-probatorio puntuale dei documenti.

[7] A onore del vero, sul finire del 2025, alcune interfacce di interoperabilità per la consultazione di inPA sono comparse, senza grande pubblicità, sul catalogo della Piattaforma Digitale Nazionale Dati.

[8] Per una presentazione dello standard ISO 16175 si rimanda al contributo di Aldo Maugeri nel n. 8 della rivista Digeat.