Oltre lo Standard ISO 30301

Abstract

Nel panorama attuale, la gestione documentale non è più un’attività di supporto, ma un fattore strategico per il successo organizzativo. La famiglia di norme ISO 30300, sviluppata dal WG 8 del comitato tecnico ISO/TC 46/SC 11, offre un quadro internazionale per integrare la gestione dei documenti e delle informazioni nei sistemi di governance e management. Attraverso casi concreti e una intervista a Carlota Bustelo, Convenor del WG 8 e figura chiave nello sviluppo dello standard, l’articolo evidenzia come la ISO 30301 permetta di trasformare la gestione documentale in un approccio sistematico integrabile con altri sistemi di gestione ISO, rafforzando trasparenza, efficienza e credibilità. Il valore aggiunto, infine, risiede nell’elevare i documenti a risorsa strategica, utile per decisioni, responsabilità e trasformazione digitale. La ISO 30301 si afferma così non solo come strumento tecnico che contribuisce alla qualità dei dati e alla prevenzione dei rischi, ma come catalizzatore culturale per un’informazione affidabile, integrata e orientata al miglioramento continuo.

La famiglia ISO 30300

Nel contesto attuale, in cui la capacità di gestire, proteggere e valorizzare l’informazione determina il successo delle organizzazioni, la gestione documentale non è più un compito amministrativo di supporto, ma un asset strategico.

La serie ISO 30300, sviluppata dal Working Group 8 (WG 8) parte del comitato tecnico ISO/TC 46/SC 11, fornisce un quadro internazionale per integrare la gestione di documenti e informazioni all’interno dei sistemi più ampi di governance e management.

La serie comprende tre standard complementari:

• ISO 30300 introduce concetti chiave e terminologia;
• ISO 30301 definisce i requisiti per istituire, mantenere e migliorare un Sistema di Gestione per i Documenti (Management System for Records, MSR);
• ISO 30302 offre linee guida per l’implementazione, con un aggiornamento del 2025 che include anche l’impatto del cambiamento climatico.

Queste norme seguono la struttura dei Sistemi di Gestione ISO già noti — come la ISO 9001 (qualità) o la ISO 27001 (sicurezza delle informazioni) — permettendo alle organizzazioni di integrare la gestione documentale in un framework strategico e di conformità.

 

Comprendere la ISO 30301

Al centro della serie, ISO 30301:2019 stabilisce i requisiti di un Sistema di Gestione per i Documenti, permettendo alle organizzazioni di:

• definire una politica documentale coerente con missione e obiettivi;
• garantire la conformità normativa e legale;
• monitorare e migliorare le performance;
• dimostrare la conformità tramite audit interni o certificazione indipendente.

La norma è scalabile e adattabile, utile sia al settore pubblico che privato, indipendentemente da dimensioni o settore.

Casi significativi sono quelli della Scuola Superiore di Archivistica e Gestione Documentale (ESAGED) dell’Università Autonoma di Barcellona, che ha visto nella certificazione ISO 30301 un’occasione di trasparenza, efficienza e produttività oltre la semplice conformità^[1], e dell’Autorità Portuale delle Isole Baleari, dove l’implementazione dei requisiti della norma ISO 30301 era parte di un progetto di trasformazione digitale guidato dal dipartimento IT.^[2]

 

Le riflessioni di Carlota Bustelo

Per capire meglio il valore della serie ISO 30300, Digeat ha intervistato Carlota Bustelo, esperta indipendente, consulente e Convenor del WG 8, che ha guidato lo sviluppo della ISO 30301.

Durante l’intervista, Carlota spiega che la ISO 30301 è una norma di sistema di gestione, simile alla ISO 9001 per la qualità o alla ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni. Ma il suo focus è sui documenti: su come vengono creati, acquisiti e gestiti. Si tratta di trasformare la gestione documentale in un approccio sistematico, fondato sul miglioramento continuo, su politiche chiare e su obiettivi misurabili.

Nel precedente episodio di “Oltre gli standard”, avevamo affrontato la norma ISO 15489, che è lo standard internazionale di riferimento per la gestione documentale, pensato per garantire la creazione, cattura e conservazione dei documenti in un qualsiasi contesto organizzativo.

La differenza principale fra la ISO 15489 e la ISO 30301 è che la prima definisce principi e concetti. La ISO 30301 prende quei principi e li traduce in un sistema operativo, certificabile e riconoscibile a livello internazionale.

 

Rilevanza strategica e certificazione

Carlota sottolinea che adottare la ISO 30301 significa elevare i documenti a risorsa strategica. I documenti non devono essere considerati solo supporti operativi, ma informazioni che supportano decisioni, responsabilità e conformità. La certificazione, se scelta, aggiunge un valore ulteriore: una validazione esterna che rafforza reputazione e credibilità.

Quanto ai benefici: implementare la ISO 30301 significa applicare una metodologia collaudata di gestione. Vuol dire definire una politica, fissare obiettivi, pianificarne il loro raggiungimento e monitorare i risultati per migliorare in continuo. È un approccio che è utilizzato sin dagli anni ’80, cioè dalla pubblicazione della norma ISO 9001, e porta con sé decenni di esperienza. Applicarlo ai documenti è un vero valore aggiunto.

In alcuni bandi pubblici, la ISO 30301 è già stata richiesta, soprattutto per servizi archivistici, come garanzia che l’organizzazione abbia elevati standard di gestione delle informazioni anche al proprio interno.

Quanto alla certificazione, questa dimostra che l’organizzazione è ben gestita e che i suoi documenti sono mantenuti nel tempo. Per una pubblica amministrazione che affida un servizio, questo significa avere garanzie: sulla capacità di fornire evidenze, sul rispetto delle norme, sulla riduzione dei costi, grazie a una corretta selezione delle informazioni.

 

Qualità dei dati e prevenzione dei rischi

Un aspetto poco discusso è il contributo della ISO 30301 alla qualità dei dati. La gestione documentale insegna che la qualità si costruisce all’origine. Non si tratta di mettere ordine dopo, ma di definire fin da subito cosa produrre e conservare. Questo principio, applicato ai dati, assicura affidabilità e consistenza. Ogni sistema di gestione, in fondo, è un sistema di prevenzione: parte dalla valutazione del rischio e implementa misure per ridurlo.

Carlota ricorda anche la ISO 18128, norma dedicata alla valutazione dei rischi nei sistemi documentali, come complemento prezioso alla ISO 30301.

 

Integrazione con altri sistemi

Un punto di forza della norma è la sua integrazione plug-in con altri Management System Standard (MSS). Oltre metà dei requisiti, infatti, sono comuni con standard come la ISO 9001 o la ISO/IEC 27001. Le organizzazioni possono unire politiche, processi di valutazione dei rischi e audit. La parte specifica riguarda solo i documenti, ma il sistema resta unico e integrato.

In alcuni casi, la ISO 30301 è stata implementata insieme alla ISO 9001 e alla ISO 14001, dando vita a un sistema integrato con politica unica, pianificazione comune e audit combinati.

 

Prospettive future

Carlota anticipa che una nuova edizione della ISO 30301 è ormai prossima. Non si tratterà di una revisione radicale: i requisiti resteranno invariati, ma il testo sarà reso più chiaro e accessibile, per facilitarne l’uso da parte delle organizzazioni.

Il vero futuro della norma, sottolinea, dipenderà dalla comunità professionale: saranno esperti e praticanti, con il loro impegno quotidiano, a promuoverne la diffusione, proprio come avvenne con la ISO 9001.

A tal motivo, Carlota afferma di essere rimasta sorpresa dall’interesse molto forte verso la norma in aree meno sviluppate, come ad esempio America Latina, Africa, Medio Oriente, da dove spesso si ricevono commenti e sono organizzati corsi e workshop sul tema.

Guardando indietro, Carlota ricorda che nel 2011 la ISO 30301 fu accolta con una certa diffidenza perché utilizzava un linguaggio diverso da quello archivistico tradizionale. Oggi, invece, è molto più compresa e accettata: un progresso significativo.

Quanto alla metodologia, non è cambiata molto dal 2008, in quanto rimane quella dei sistemi di gestione ISO. Ciò che è evoluto è il modo in cui i professionisti della gestione documentale la comprendono e la applicano. Con il tempo, hanno imparato il valore della collaborazione con altri specialisti dei sistemi di gestione, rendendo più semplice integrare la gestione documentale nelle pratiche organizzative. In altre parole, l’evoluzione non è nella norma, ma nella consapevolezza: la capacità di trasformare i principi archivistici in strumenti pratici di miglioramento continuo.

 

Conclusioni

La ISO 30301 non è solo uno strumento tecnico: è un catalizzatore di cambiamento culturale.
Eleva la gestione documentale a funzione strategica, rafforza la trasparenza e la responsabilità, supporta la trasformazione digitale e apre la strada a certificazioni che possono fare la differenza in termini di credibilità e fiducia.

Come osservato da Carlota durante l’intervista, la ISO 30301 ci aiuta a passare dall’archiviazione dei documenti alla gestione dell’informazione come risorsa strategica.

 

 

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NOTE

^[1] Ulteriori informazioni disponibili a questo link.

^[2] Ulteriori informazioni disponibili a questo link.