Archivista di Stato dal 1979, nel 1998 diviene professore di archivistica e di gestione documentale presso l'Università di Urbino e dal 2011 presso l’Università di Roma La Sapienza. Dal 2016 al 2020 è docente di gestione e conservazione di archivi digitali presso la Scuola di specializzazione della Sapienza. Oltre alla docenza universitaria, ha sempre svolto una intensa attività di formazione, per Università e altre agenzie formative, enti pubblici, le scuole degli Archivi di Stato. Dal 1988 ha rappresentato l'Italia nell’ambito di diversi comitati dell’International Council on Archives – ICA e dal 2010 fa parte della Commissione per il programma scientifico dell’ICA. Dal 1996 collabora con le strutture che regolano la digitalizzazione in Italia (Aipa, Cnipa e oggi Agid) nella definizione della normativa sui documenti informatici e sulla conservazione digitale; dal 2000 al 2010 è uno degli esperti del gruppo europeo incaricato di definire i requisiti archivistici per la gestione informatica dei documenti (MoReq). Dal 2003 è componente del gruppo di lavoro UNI-ISO per la definizione degli standard in materia di record management e archivi. Ha presieduto il comitato tecnico-scientifico degli archivi della Direzione generale archivi (2006-2008). Dal 2017 al 2019 ha coordinato il tavolo Cantieri Documenti digitali di Forum PA.
Ha svolto un'intensa attività di ricerca nazionale e internazionale in materia di gestione e conservazione delle memorie digitali, partecipando negli ultimi vent’anni a numerosi progetti internazionali ed europei tra cui InterPARES, Delos, Erpanet, Caspar e Aparsen). Fa parte della Program Commission (PCOM) dell’International Council on Archives. Nel 2009 ha ricevuto il premio internazionale Emmett Leahy Information and Records Management. È stata presidente dell’Associazione nazionale archivistica italiana – ANAI (2015-2019) e attualmente ne presiede il Comitato tecnico-scientifico.
