Abstract
Dal 6 al 10 luglio 2026 Milano ha ospitato la Plenary dell’ISO/TC 46/SC 11, il sottocomitato dell‘International Organization for Standardization competente per il Records Management and Archives. A ventitré anni dall’ultima assemblea tenutasi in Italia, l’evento ha rappresentato uno snodo fondamentale per l’evoluzione della governance internazionale dell’informazione, con particolare attenzione alla revisione degli standard di Records Management e all’integrazione dell’intelligenza artificiale nei processi documentali. L’incontro ha evidenziato come la normazione internazionale sia oggi uno degli strumenti attraverso cui definire i principi di affidabilità, interoperabilità e governo responsabile dell’informazione digitale.
Il ritorno dell’Italia nella governance internazionale dell’informazione
Quando si parla di standard ISO, l’immaginario collettivo richiama spesso documenti tecnici, procedure o meri requisiti di conformità. In realtà, dietro ogni standard internazionale si sviluppa un articolato confronto tra Paesi, culture giuridiche, sistemi economici e visioni organizzative differenti.
È in questo contesto che prende forma la normazione internazionale: un esercizio di diplomazia tecnica destinato a influenzare il modo in cui imprese, pubbliche amministrazioni e organizzazioni di tutto il mondo gestiranno informazioni, documenti e dati.
Dal 6 al 10 luglio 2026 Milano ha ospitato la Plenary dell’ISO/TC 46 (Information and Documentation), il comitato dell’ISO (International Organization for Standardization) da cui dipendono diverse sottocommissioni tecniche, tra cui lo SC 11 (Records Management and Archives). Non si è trattato di un semplice appuntamento periodico, ma di uno dei principali momenti decisionali in cui vengono definite le priorità strategiche della disciplina su scala globale.
Per l’Italia non si è trattato di una Plenary come le altre. A ventitré anni dall’ultimo incontro ospitato a Roma nel 2003, il nostro Paese è tornato al centro della scena internazionale, accogliendo le delegazioni chiamate a discutere, negoziare e approvare le linee di sviluppo che governeranno il ciclo di vita dell’informazione nei prossimi anni.
In una fase storica caratterizzata dall’affermazione dell’intelligenza artificiale, dall’esplosione dei flussi digitali, dall’evoluzione del quadro europeo sull’eArchiving e da stringenti esigenze di sicurezza e interoperabilità, contribuire allo sviluppo degli standard significa partecipare concretamente alla definizione del quadro di riferimento che sosterrà la trasformazione digitale.
Questa attività assume un rilievo che va ben oltre la dimensione tecnica. Gli standard ISO rappresentano uno dei principali strumenti attraverso cui gli Stati armonizzano le proprie regolazioni, secondo principi sovranazionali orientati all’interoperabilità e alla riduzione delle barriere tecniche agli scambi internazionali.
Partecipare alla loro elaborazione significa contribuire alla creazione di regole che, nel tempo, verranno recepite nelle normative nazionali, nei modelli organizzativi e nelle tecnologie utilizzate da imprese e pubbliche amministrazioni.
La costruzione del consenso internazionale
La Plenary è il principale appuntamento decisionale del sottocomitato. È qui che il lavoro tecnico sviluppato durante l’anno viene sottoposto alle delegazioni nazionali e tradotto in deliberazioni ufficiali attraverso l’approvazione delle Resolution, ovvero delle decisioni formali del sottocomitato.
La costruzione di uno standard internazionale è un processo ben più complesso della semplice redazione di un documento tecnico. Le differenze tra ordinamenti di civil law e common law, le esigenze delle pubbliche amministrazioni, le aspettative del settore privato e la diversa maturità digitale dei Paesi partecipanti richiedono un costante esercizio di mediazione, in cui ogni singola parola viene discussa e negoziata.
Questo processo di confronto si è concretizzato presso l’aula ‘Galileo Galilei’ della sede UNI di Milano. La sala, un moderno emiciclo progettato per ospitare assemblee internazionali, ha offerto un’atmosfera da ‘parlamento tecnico’, perfetta per concludere le serrate negoziazioni della settimana.
La riunione di chiusura ha rappresentato il momento politicamente più significativo dell’intera settimana. Ogni Resolution è stata sottoposta al voto secondo il principio cardine della governance ISO: “One country, one vote”.
Il fatto che ogni Paese disponga dello stesso peso decisionale, indipendentemente dalle proprie dimensioni economiche o demografiche, rende la ricerca del consenso non un elemento accessorio, ma il principio costitutivo stesso della normazione internazionale.
Le decisioni strategiche per la governance dei prossimi anni
La Plenary di Milano non ha rappresentato soltanto un momento di aggiornamento tecnico, ma un passaggio destinato a orientare l’evoluzione del Records Management internazionale nei prossimi anni. Le decisioni assunte dalle delegazioni hanno riguardato infatti alcuni dei nodi centrali della trasformazione digitale: la revisione dei principi fondanti della gestione documentale, il rapporto tra intelligenza artificiale e informazioni affidabili, lo sviluppo delle capacità organizzative e il rafforzamento del dialogo con gli altri settori della governance digitale.
La revisione della ISO 15489
Con le Resolution 01 e 02/July 2026 è stato ufficialmente avviato il progetto di revisione della ISO 15489-1, lo standard che da oltre vent’anni costituisce il principale riferimento concettuale per il Records Management a livello internazionale.
Non si tratta di un semplice aggiornamento editoriale. La revisione rappresenta l’opportunità di ridefinire principi, terminologia e modelli organizzativi alla luce di un ecosistema informativo profondamente cambiato dalla diffusione del cloud computing, delle piattaforme collaborative, dei flussi automatizzati e dei sistemi basati sull’intelligenza artificiale.
Il nuovo progetto, affidato a un Working Group dedicato con un piano di sviluppo previsto in trentasei mesi, conclude il percorso di analisi avviato dall’Ad Hoc Group 7 (Resolution 03), incaricato di valutare l’evoluzione necessaria dello standard fondativo della disciplina. Con l’avvio della revisione, l’attività dell’AHG viene formalmente conclusa, aprendo una nuova fase per uno degli standard più rilevanti dell’intero settore.
Intelligenza artificiale e gestione documentale
Tra le direttrici più significative emerse dalla Plenary figura lo sviluppo della serie ISO 25280, dedicata al rapporto tra intelligenza artificiale e Records Management.
Le Resolution 11 e 12/July 2026 hanno formalizzato la registrazione come Committee Draft (CD) delle prime due parti della serie, dedicate rispettivamente agli ambienti documentali abilitati dall’intelligenza artificiale e all’applicazione dell’AI nei processi di gestione documentale. Con le Resolution 09 e 10/July 2026 è stato inoltre approvato l’avvio del progetto ISO/TR (Technical Report) 25280-3, accompagnato dalla relativa call for experts, con l’obiettivo di raccogliere scenari d’uso e casi applicativi.
L’evoluzione di questa famiglia normativa conferma un cambiamento di prospettiva: la comunità internazionale non considera più l’intelligenza artificiale una tecnologia futura, ma una componente strutturale del patrimonio informativo. La sfida non è quindi soltanto adottare nuovi strumenti, ma garantire affidabilità, trasparenza e capacità di governo dei processi automatizzati.
Capability organizzativa, metadati e preservazione digitale
La Plenary ha inoltre segnato un’evoluzione nel modo in cui viene affrontato il tema della consapevolezza e maturità organizzativa. Con la Resolution 06/July 2026 il Working Group 20 assume la nuova denominazione “Awareness and Capability”, ampliando il proprio ambito di attività dalla sola valutazione della maturità dei sistemi alla misurazione della consapevolezza, delle competenze e della capacità delle organizzazioni di governare le informazioni. La Resolution 05 avvia formalmente il relativo New Work Item.
Sul fronte degli strumenti tecnici, la Plenary ha preso atto con favore della pubblicazione del nuovo ISO/TR 23081-4 dedicato ai metadati, esprimendo il formale ringraziamento del Sottocomitato al Convenor e ai Project Leader (Resolution 23, 24 e 25).
Con la Resolution 04 il Sottocomitato SC 11 ha formalizzato lo scioglimento dell’Ad Hoc Group 9 sulla Digital Preservation in quanto il lavoro verrà continuato a livello di ISO TC 46.
La conservazione digitale viene così ricondotta a una prospettiva più ampia e trasversale, coerente con una realtà in cui la preservazione delle informazioni non riguarda più soltanto gli archivi, ma l’intero patrimonio informativo.
Rafforzare il dialogo con gli altri settori della normazione
Un ulteriore elemento strategico emerso dalla Plenary riguarda il rafforzamento delle relazioni dello SC 11 con gli altri sottocomitati tecnici internazionali.
Attraverso le deliberazioni comprese tra la Resolution 15 e la 21/July 2026, il sottocomitato ha razionalizzato la propria rete di collegamenti, concentrando la collaborazione sugli ambiti maggiormente rilevanti per il futuro della disciplina: gestione terminologica, cloud computing, interoperabilità tecnica e governance.
In questo quadro si inserisce la Resolution 16/July 2026, con cui lo SC 11 ha designato un Liaison Representative presso l’ISO/IEC JTC 1/SC 27, il sottocomitato internazionale competente in materia di Information security, cybersecurity and privacy protection.
La scelta rafforza il collegamento tra Records Management e sicurezza delle informazioni, riconoscendo una convergenza ormai imprescindibile: Information Governance, cybersecurity e processi di gestione documentale non possono più essere affrontati come ambiti separati, ma devono integrarsi in un’unica architettura di governance digitale.
I ringraziamenti istituzionali
La sessione conclusiva ha inoltre formalizzato il riconoscimento alle realtà italiane che hanno contribuito alla riuscita della Plenary: UNI per la disponibilità della sede, ANORC per la co-organizzazione tecnica dell’evento dell’8 luglio e la produzione della diretta streaming, Sanmarco Informatica per il supporto all’iniziativa e l’Archivio di Stato di Milano per l’ospitalità del Summit.
Le Resolution finali hanno evidenziato un elemento spesso trascurato: una Plenary non è soltanto il risultato del lavoro delle delegazioni internazionali, ma anche della capacità di costruire un network nazionale capace di sostenere il confronto globale.
La normazione nasce infatti nei tavoli tecnici, ma acquisisce forza attraverso la collaborazione tra istituzioni, associazioni professionali, imprese e comunità di esperti che rendono possibile il dialogo internazionale.
Dietro una Resolution: come nasce una decisione internazionale
Ogni Resolution approvata durante una Plenary rappresenta soltanto l’ultimo passaggio di un percorso iniziato molti mesi prima.
Il lavoro preparatorio si svolge infatti all’interno dei singoli Working Group, dove esperti provenienti da diversi Paesi analizzano i documenti, discutono le soluzioni tecniche e costruiscono progressivamente il consenso necessario.
Non tutte le attività di un Working Group richiedono una Resolution della Plenary. Le delibere formali vengono sottoposte all’assemblea solo quando la decisione supera l’ambito operativo ordinario del gruppo di lavoro: ad esempio per l’avvio di un nuovo progetto di normazione, per modificare lo scopo di uno standard, per lanciare una call internazionale per nuovi esperti o per la nomina di un Convenor o di un Project Leader. In tutti gli altri casi, il lavoro tecnico prosegue secondo il programma approvato.
Questo è il caso proprio del WG 21, gruppo di lavoro per cui l’autore di questo articolo opera come Convenor. Il Gruppo è attualmente impegnato nello sviluppo del Technical Report dedicato alle Digital Legacies, ossia ai criteri per la gestione del patrimonio informativo e documentale che permane dopo la morte di una persona. Non essendo necessaria alcuna deliberazione procedurale, il gruppo ha proseguito la propria attività secondo il piano di lavoro già approvato.
Nel corso della Plenary, infatti, i Working Group si riuniscono in sessioni aperte, nelle quali ogni delegazione può seguire i lavori e contribuire alla discussione. È proprio in questo confronto continuo che maturano le proposte destinate, quando necessario, a diventare Resolution.
Nella sua intervista per Oltre gli Standard, la Chair dello SC 11, Michelle Tolliday, ha ricordato più volte che “ISO è il mondo che parla”.
È una frase che sintetizza efficacemente il senso della normazione internazionale. Gli standard nascono dal dialogo continuo tra comunità professionali, culture e ordinamenti differenti. Quando quel dialogo si traduce in consenso, il risultato va ben oltre il singolo documento tecnico: diventa la dimostrazione che fiducia reciproca, rispetto e collaborazione fra paesi diversi costituiscono il vero fondamento delle regole condivise.
Il Summit ANORC e il dialogo tra normazione internazionale e sistema Paese
Parallelamente ai lavori riservati alle delegazioni internazionali, mercoledì 8 luglio si è svolto presso l’Archivio di Stato di Milano il Summit pubblico “Confronto internazionale sugli standard ISO per gli archivi”, promosso da ANORC e ANORC Professioni insieme a Digitalaw, Sanmarco Informatica e Docuverse.
L’iniziativa ha rappresentato il punto di incontro tra la dimensione internazionale della normazione e le esigenze operative del sistema italiano. La partecipazione del Chair dell’ISO/TC 46 Gregory Miura, della Chair dell’ISO/TC 46/SC 11 Michelle Tolliday e dei Convenor Carlota Bustelo Ruesta, Adrian Cunningham, Andy Potter e Anki Steen ha consentito di portare direttamente ai professionisti italiani il dibattito sviluppato nei tavoli tecnici della Plenary.
Il collegamento con il sistema italiano non è soltanto culturale, ma anche normativo e operativo. Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici richiamano infatti, nell’Allegato 4, numerosi standard sviluppati proprio nell’ambito dell’ISO/TC 46/SC 11, tra cui la ISO 15489, la serie ISO 23081 e la famiglia ISO 30300. Le discussioni che si svolgono durante una Plenary sono quindi destinate, nel tempo, a riflettersi anche nei riferimenti tecnici utilizzati dalla Pubblica Amministrazione e dagli operatori italiani.
Accanto ai rappresentanti dell’ISO sono intervenuti esponenti delle istituzioni archivistiche, dell’Agenzia per l’Italia Digitale, del mondo accademico e delle professioni, offrendo una lettura multidisciplinare delle sfide poste dalla governance dell’informazione.
Gli interventi provenienti dal mondo economico e dalle professioni contabili hanno evidenziato un passaggio chiave: la corretta tenuta del dato e del documento informatico non è più un mero allegato all’adempimento fiscale o societario, ma costituisce un’infrastruttura di fiducia e di valore probatorio per la governance e la compliance aziendale.
Il confronto ha evidenziato come gli standard ISO sulla gestione documentale costituiscano oggi un elemento essenziale per l’interoperabilità tra sistemi, per l’attuazione del modello europeo di eArchiving e per l’implementazione delle politiche connesse al regolamento eIDAS 2.
Il messaggio conclusivo è stato chiaro: la gestione documentale non rappresenta più un costo o un mero adempimento burocratico, ma una leva strategica per la competitività del sistema paese. Dalla qualità dei processi documentali dipendono infatti la fiducia digitale, l’interoperabilità e la capacità di governare il nostro patrimonio informativo.
Oltre gli standard: una lezione per il futuro
La settimana milanese ha prodotto effetti che vanno ben oltre le Resolution approvate. Ha mostrato come gli standard internazionali non siano semplici prescrizioni tecniche, bensì il risultato di un confronto continuo tra comunità scientifica, istituzioni, professionisti e industria.
In un’epoca in cui il dibattito pubblico concentra l’attenzione sull’intelligenza artificiale, sulla sovranità digitale e sulla sicurezza dei dati, la Plenary dell’ISO/TC 46/SC 11 ricorda una verità spesso trascurata: le tecnologie cambiano rapidamente, ma è la qualità dei principi condivisi a determinarne l’efficacia e la sostenibilità.
Partecipare alla normazione internazionale significa quindi contribuire a definire il linguaggio comune attraverso cui organizzazioni pubbliche e private costruiranno fiducia, interoperabilità e trasparenza.
Significa anche contribuire, spesso con anni di anticipo, ai riferimenti tecnici che verranno recepiti nelle regolazioni nazionali, nei modelli organizzativi e nelle piattaforme tecnologiche utilizzate da imprese e pubbliche amministrazioni.
Per le imprese questo si traduce nel poter progettare sistemi informativi più affidabili, ridurre i rischi legati alla perdita o all’inadeguata gestione delle informazioni e trasformare la governance documentale da funzione operativa a componente strategica della propria organizzazione.
Per l’Italia, l’appuntamento di Milano non rappresenta soltanto il successo organizzativo di una settimana di lavori. È la dimostrazione che il nostro Paese può svolgere un ruolo da protagonista nella costruzione delle regole globali della gestione dell’informazione.
La sfida dei prossimi anni sarà consolidare questo ruolo, accompagnando la comunità nazionale di esperti (dai records manager, agli archivisti, dai DPO agli esperti di transizione digitale e ai conservatori) da semplici utilizzatori degli standard ad attori della loro evoluzione. La partecipazione ai tavoli internazionali non è infatti soltanto un’opportunità di aggiornamento, ma un modo concreto per portare competenze, esperienze e prospettive nazionali nei luoghi in cui vengono definite le regole della governance dell’informazione.
È questa la lezione più importante della Plenary 2026. La sovranità digitale non nasce soltanto dalle infrastrutture tecnologiche, ma anche dalla capacità di partecipare ai luoghi in cui tali regole vengono elaborate. Per questo la normazione internazionale non rappresenta un’attività accessoria rispetto all’innovazione: ne costituisce una delle condizioni essenziali. Prima ancora che nei software o nelle piattaforme digitali, il futuro della governance dell’informazione prende forma nei tavoli internazionali della normazione, dove il dialogo tra competenze, esperienze e culture diverse si traduce in standard condivisi.
NOTE
Lo storico digitale delle Resolution approvate durante i lavori delle assemblee Plenary dell’ISO/TC 46/SC 11 è consultabile sul portale ufficiale del Sottocomitato a questo indirizzo.
PAROLE CHIAVE: Information Governance / intelligenza artificiale / ISO TC 46/SC 11 / Linee guida AgID / records management / Standard ISO
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